Cargo: Administrativo/a Encargada/o de Oficina de Partes
Vacante: 01
Calidad Jurídica: Contrata
Horas: 44 horas semanales, jornada diurna
Renta: 22° EUS
Lugar de Desempeño: Oficina de Partes del HSTL
Dependencia: Dirección
Plazo para postular: 14 de Diciembre de 2018

OBJETIVOS

Asegurar la correcta recepción, clasificación, control, tramitación y archivos de la documentación oficial que ingresa y egresa del Hospital Santo Tomas de Limache.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

•  Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la gestión de documentación oficial.
•  Establecer seguimiento sobre la tramitación de los documentos, dentro y fuera del HSTL.
•  Mantener el archivo de la documentación oficial clasificado y velar por su correcta conservación y utilización junto con coordinar y ejecutar las transferencias documentales al SSVQ y otras instituciones.
• Gestionar el sistema de archivo institucional.
•  Entregar una atención personal y o telefónica al usuario externo e interno que concurre a la oficina de Partes del HSTL
• Asumir como subrogante de la secretaria de la dirección cuando amerite.
•  Asumir como subrogante de administrativo de OIRS cuando la situación lo amerite.

Aspectos Técnicos para el desempeño del cargo:

Estar en posesión de un Título técnico de secretariado o de naturaleza similar.
Aspectos Deseables:

a) Experiencia en funciones similares de secretariado y /o gestión documental por más de 6 meses.
b) Experiencia en funciones similares, de gestión documental o secretariado en instituciones públicas de salud por más de 6 meses.
c) Conocimiento de la estructura organizacional del MINSAL y el SSVQ
d) Conocimiento y manejo de la gestión documental según las normas ministeriales y de la gestión pública.
e) Conocimiento y manejo de OFICCE nivel intermedio
f) Conocimiento de la Ley de Procedimiento Administrativo
g) Conocimiento de las normas de Probidad y Transparencia de la gestión pública.
h) Habilidades comunicacionales y de buen trato para la atención de usuarios externos e internos.

Competencias para el ejercicio del cargo:

1. Tolerancia al trabajo bajo presión: Se refiere a la capacidad de desenvolverse en entornos demandantes de resultados. Requiere organizar la conducta y mantener la energía para alcanzar metas específicas sin descuidar el nivel de desempeño a pesar de la presión.
2. Orientación al Usuario: Identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios internos o externos. Implica la disposición a servir a los usuarios de un modo efectivo, cordial y empático.
3. Auto organización: Organiza eficazmente la propia actividad. Establecer las prioridades necesarias. Utilizar el tiempo personal del modo más eficiente posible.
4. Pro actividad: Corresponde a la acción desplegada por voluntad propia.
5. Capacidad de aprendizaje: Asimilar nueva información y aplicarla eficazmente.
6. Liderazgo: Capacidad de guiar, orientar y persuadir a un grupo de personas hacia los objetivos y metas de la organización, inculcando un sentido de compromiso y autoridad personal, motivando la participación, manteniendo un clima ameno de colaboración y compromiso.

PROCEDIMIENTO DE POSTULACION

Difusión y Publicación de Bases:

La Subdirección de Gestión y Desarrollo de las personas del Servicio de Salud Viña del Mar - Quillota realizará la más amplia difusión de la presente Pauta, entre sus funcionarios, a través de su correo institucional masivo y la página web del Servicio, www.ssvq.cl, a partir del día señalado en el calendario de esta Pauta.

Orden en la entrega de Antecedentes:

Los interesados deberán presentar sus antecedentes, en el siguiente orden:

a) Ficha de Postulación (según formato disponible en www.ssvq.cl )
b) Currículum Vitae Ciego (según formato disponible en www.ssvq.cl )
c) Fotocopia de Certificado de acuerdo al cargo y Título técnico.
d) Fotocopia simple de los certificados de actividades de Capacitación.
e) Certificado que acredite Relación de Servicio vigente con el Servicio de Salud Viña del Mar - Quillota al momento de postular.

De la entrega de antecedentes:

Los interesados podrán entregar sus antecedentes en la Oficina de Personal y Remuneraciones del Hospital de la Familia y la Comunidad Santo Tomás de Limache, ubicada en Calle Carelmapu S/N, ciudad de Limache, quien visará la recepción de los mismos, de acuerdo a las fechas estipuladas en el cronograma del proceso.

Sólo serán consideradas dentro del proceso de selección aquellas postulaciones recibidas en las fechas establecidas en el cronograma y que cuenten con todos los antecedentes solicitados en las pautas de postulación.

No se recibirán postulaciones, ni tampoco se recepcionarán antecedentes fuera del plazo establecido para ello. Asimismo, no serán admisibles antecedentes adicionales fuera de plazo, a menos que la Comisión así lo requiera para aclarar los ya presentados. Por lo tanto, los postulantes que no adjunten los antecedentes solicitados hasta el día y fecha que se indica, quedarán fuera del proceso de selección.

Para consultas y/o mayor información, escribir a: tatiana.castillo@redsalud.gov.cl